Không dự trữ gì thì mỗi lần hỏng là chờ nhập hàng vài tuần. Dự trữ tất cả thì tiền nằm chết trong kho và một số sẽ hỏng trước khi dùng tới.
Xác định cần dự trữ gì
Tiêu chí một — hỏng thì dừng máy. Linh kiện mà thiếu nó robot không chạy được.
Tiêu chí hai — thời gian giao hàng dài. Nhập từ nước ngoài mất nhiều tuần. Đây là tiêu chí quan trọng nhất ở Việt Nam.
Tiêu chí ba — tần suất hỏng. Từ lịch sử. Cái hỏng mỗi năm một lần thì nên có.
Tiêu chí bốn — chi phí dừng máy. Dây chuyền chạy liên tục thì đáng dự trữ nhiều hơn.
Nhân bốn tiêu chí. Cao ở cả bốn thì chắc chắn dự trữ. Thấp ở tiêu chí thời gian giao hàng thì có thể mua khi cần.
Vật tư tiêu hao luôn phải có. Giác hút, đệm ngón kẹp, gioăng, lọc, mỡ. Rẻ và hết thường xuyên.
Cáp và đầu nối. Hỏng nhiều nhất trên robot có chuyển động.
Cầu chì và linh kiện bảo vệ. Rẻ và thiếu thì dừng máy.
Xác định lượng dự trữ
Công thức thô. Mức tiêu thụ trung bình nhân thời gian giao hàng, cộng một lượng dự phòng cho biến động.
Với linh kiện hỏng hiếm. Một cái là đủ nếu thời gian giao hàng chấp nhận được sau khi đã dùng cái dự trữ.
Với vật tư tiêu hao. Đủ dùng cho khoảng thời gian giao hàng cộng dự phòng.
Điểm đặt hàng lại. Khi tồn kho xuống mức nào thì đặt thêm. Tính từ thời gian giao hàng và mức tiêu thụ.
Nhiều robot cùng loại. Không cần dự trữ nhân theo số robot. Xác suất hai cái hỏng cùng lúc thấp.
Nhưng cẩn thận với lỗi hàng loạt. Nếu cùng lô sản xuất thì có thể hỏng cùng thời điểm.
Xem lại định kỳ. Sau một năm, xem cái nào dùng nhiều hơn dự kiến và cái nào nằm im. Điều chỉnh.
Đừng để hết mà không biết. Cần cơ chế báo khi tồn kho xuống thấp.
Bảo quản phụ tùng
Điều kiện kho. Khô và mát. Ở Việt Nam thì độ ẩm là vấn đề chính.
Linh kiện điện tử. Trong bao chống tĩnh điện, nơi khô. Có thể cần hạt hút ẩm.
Vòng bi. Giữ nguyên bao bì cho tới khi dùng. Mỡ bảo quản có tác dụng chống gỉ.
Cao su và nhựa. Tránh ánh sáng và nhiệt. Chúng lão hoá theo thời gian kể cả khi không dùng.
Vật tư có hạn sử dụng. Mỡ, keo, gioăng cao su. Ghi ngày nhập và dùng theo thứ tự.
Pin dự trữ. Tự phóng và lão hoá. Sạc định kỳ hoặc bảo quản ở mức điện áp phù hợp.
Kiểm tra kho định kỳ. Phát hiện phụ tùng đã hỏng trong kho. Phát hiện đúng lúc cần và không dùng được là tình huống tệ nhất.
Ghi nhãn rõ. Mã hàng, dùng cho máy nào, ngày nhập. Kho không nhãn là kho không dùng được khi gấp.
Làm việc với nhà cung cấp
Hỏi thời gian giao trước khi cần. Không phải khi đã hỏng. Con số này là đầu vào cho mọi quyết định dự trữ.
Hỏi vòng đời sản phẩm. Model còn sản xuất bao lâu, còn hỗ trợ bao lâu. Linh kiện ngừng sản xuất là rủi ro thật với robot có tuổi thọ nhiều năm.
Có nguồn thứ hai. Với linh kiện quan trọng. Một nhà cung cấp duy nhất là điểm yếu.
Linh kiện tương đương. Nhiều thứ có thể thay bằng loại tương đương của hãng khác. Tìm hiểu trước, không phải khi đang gấp.
Cẩn thận với hàng không rõ nguồn. Rẻ hơn nhiều nhưng chất lượng không đảm bảo. Với linh kiện quan trọng thì không đáng.
Đàm phán trong hợp đồng ban đầu. Khi mua robot, hỏi giá phụ tùng thay thế và cam kết thời gian cung cấp. Sau khi đã mua thì mất thế đàm phán.
Ghi lại thông tin nhà cung cấp. Ở nơi ai cũng tìm được, không chỉ trong đầu một người.
Tính chi phí vòng đời
Giá mua chỉ là một phần. Chi phí thật gồm cả phụ tùng, vật tư, công bảo trì, và thời gian dừng máy trong nhiều năm.
Ước tính chi phí phụ tùng năm. Từ danh sách vật tư tiêu hao và tần suất thay.
Ước tính chi phí thay lớn. Pin, hộp số, động cơ. Chia đều theo tuổi thọ dự kiến.
So sánh khi mua. Robot rẻ hơn với phụ tùng độc quyền đắt có thể tốn hơn về tổng.
Cẩn thận với hệ đóng. Chỉ mua được phụ tùng từ một nguồn với giá do họ đặt. Đây là chi phí ẩn đáng kể trong nhiều năm.
Tính cả rủi ro. Xác suất và chi phí của việc không có phụ tùng khi cần.
Đưa vào ngân sách hàng năm. Phụ tùng là chi phí định kỳ, không phải bất ngờ. Không dự trù thì mỗi lần cần lại phải xin duyệt và mất thời gian.
Theo dõi thực tế. Sau một năm, so chi phí thật với dự tính. Điều chỉnh cho năm sau và cho lần mua thiết bị tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Tiêu chí quan trọng nhất để quyết định dự trữ phụ tùng ở Việt Nam?
Thời gian giao hàng. Linh kiện nhập từ nước ngoài mất nhiều tuần, nên dù ít hỏng vẫn nên có sẵn nếu thiếu nó là dừng máy.
Có cần dự trữ nhân theo số robot không?
Không, vì xác suất hai cái hỏng cùng lúc thấp. Nhưng cẩn thận với lỗi hàng loạt nếu các robot cùng lô sản xuất.
Vấn đề bảo quản chính ở Việt Nam là gì?
Độ ẩm. Linh kiện điện tử cần bao chống tĩnh điện nơi khô có hạt hút ẩm, và cần kiểm kho định kỳ để phát hiện phụ tùng đã hỏng trước khi dùng tới.
Nên đàm phán phụ tùng khi nào?
Trong hợp đồng mua robot ban đầu — giá phụ tùng và cam kết thời gian cung cấp. Sau khi đã mua thì mất thế đàm phán.
Đọc thêm trong Lập trình điều khiển và Thiết kế cơ khí.
